Egzamin zawodowyPortal części pisemnej

EKA.04 · pytanie 1387

Technik ekonomista

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na

  1. Aocenie jej przydatności, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej do zniszczenia.Poprawna
  2. Bułożeniu materiałów wewnątrz teczek według kolejności spraw, a w ramach sprawy -chronologicznie.
  3. Cpowiadomieniu dyrektora właściwego miejscowego archiwum państwowego i sporządzeniu spisu zdawczo-odbiorczego.
  4. Dprawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu.

Wyjaśnienie

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej to właśnie ocena jej dalszej przydatności, wydzielenie akt, które nie są już potrzebne do pracy jednostki, i przekazanie ich do zniszczenia zgodnie z procedurą. Chodzi tu głównie o dokumentację kategorii B, czyli taką, która ma określony czas przechowywania, np. 5, 10 albo 50 lat, ale po jego upływie nie staje się materiałem archiwalnym. W praktyce pracownik archiwum zakładowego albo osoba odpowiedzialna za dokumentację sprawdza rzeczowy wykaz akt, terminy przechowywania, kompletność teczek i to, czy dokumenty nie są jeszcze potrzebne np. do kontroli, rozliczeń, sporów sądowych albo spraw kadrowych. Dopiero potem przygotowuje się spis dokumentacji przeznaczonej do brakowania i organizuje jej bezpieczne zniszczenie. Moim zdaniem to ważny temat, bo w firmach często myli się brakowanie ze zwykłym sprzątaniem papierów. A to nie jest wyrzucanie starych segregatorów do kosza. Dobre praktyki wymagają zachowania ścieżki decyzyjnej, kontroli terminów oraz ochrony danych osobowych i informacji poufnych. Dzięki temu jednostka ogranicza koszty przechowywania, ale nie niszczy dokumentacji, która może być jeszcze dowodem w sprawie.