Zasada podwójnego zapisu polega na ewidencji każdej operacji gospodarczej

Wyjaśnienie

Zasada podwójnego zapisu oznacza, że każda operacja gospodarcza musi być ujęta tą samą kwotą po dwóch przeciwnych stronach kont księgowych: po stronie Wn jednego konta i po stronie Ma drugiego konta. W praktyce to właśnie utrzymuje równowagę księgową, czyli suma zapisów debetowych ma odpowiadać sumie zapisów kredytowych. Moim zdaniem to jedna z najważniejszych zasad rachunkowości, bo bez niej księgi szybko zrobiłyby się chaotyczne i trudne do sprawdzenia. Przykład: firma kupuje materiały za gotówkę za 1 000 zł. Zwiększa się konto Materiały po stronie Wn, a zmniejsza się konto Kasa po stronie Ma, również o 1 000 zł. Kwota ta sama, ale strony kont różne. Przy operacjach bardziej złożonych może być użytych więcej kont, ale nadal obowiązuje zasada: łączna kwota po Wn = łączna kwota po Ma. Jest to zgodne z dobrą praktyką prowadzenia ksiąg rachunkowych i wynika z logiki ewidencji bilansowej. Dzięki temu łatwiej sporządzić zestawienie obrotów i sald, bilans oraz wykryć pomyłki, choć oczywiście nie wszystkie błędy system sam złapie.