Faktury ustrukturyzowane wystawione od 2026 r. przez czynnego podatnika VAT w Krajowym Systemie e-Faktur są przechowywane

Wyjaśnienie

W tym przypadku kluczowe jest to, że faktura ustrukturyzowana nie jest zwykłym plikiem PDF zapisanym gdzieś na komputerze, tylko dokumentem wystawionym i odebranym przez Krajowy System e-Faktur. KSeF nadaje jej numer identyfikujący i przechowuje ją w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym została wystawiona. To właśnie dlatego odpowiedź o przechowywaniu w KSeF przez 10 lat jest poprawna. W praktyce oznacza to, że podatnik nie musi drukować takich faktur ani archiwizować ich na płytach CD czy pendrive’ach jako podstawowego sposobu przechowywania. Moim zdaniem to duża zmiana organizacyjna, bo księgowość bardziej opiera się wtedy na poprawnym obiegu danych, uprawnieniach użytkowników i integracji programu finansowo-księgowego z KSeF. Dobrą praktyką jest jednak pobieranie danych do własnego systemu księgowego, kontrola statusów wysyłki, numerów KSeF oraz robienie kopii roboczych na potrzeby analiz i rozliczeń. Trzeba też pamiętać, że po upływie okresu przechowywania w KSeF mogą pojawić się obowiązki związane z dalszym posiadaniem dokumentacji, jeżeli zobowiązanie podatkowe jeszcze się nie przedawniło. Czyli system państwowy przechowuje fakturę, ale odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie VAT dalej jest po stronie podatnika.