Sporządzone dla kontrahentów faktury sprzedaży towarów i wysłane w formie elektronicznej przedsiębiorstwo powinno przechowywać

Wyjaśnienie

Faktury sprzedaży towarów wysłane kontrahentom w formie elektronicznej przedsiębiorstwo może przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. Kluczowe nie jest samo to, jak faktura została wysłana, tylko czy w okresie przechowywania zapewniona jest autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentu. W praktyce oznacza to, że firma może np. wydrukować fakturę elektroniczną i przechowywać ją w segregatorze, ale może też trzymać ją w systemie finansowo-księgowym, w archiwum elektronicznym albo na zabezpieczonym serwerze. Moim zdaniem w firmach wygodniejsze jest archiwum elektroniczne, bo łatwiej znaleźć dokument po numerze faktury, NIP kontrahenta czy dacie sprzedaży. Trzeba jednak pamiętać o dobrej organizacji: kopie zapasowe, ograniczony dostęp dla uprawnionych osób, jasny opis plików i możliwość szybkiego udostępnienia faktury organom podatkowym. Dobra praktyka branżowa jest taka, aby faktury przechowywać w sposób uporządkowany, z podziałem na okresy rozliczeniowe, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Sam format, papierowy albo elektroniczny, jest więc dopuszczalny, o ile dokumentacja jest kompletna i możliwa do kontroli.