Pracownik wykorzystuje swój samochód osobowy o pojemności silnika 2 000 cm3 do jazd lokalnych na potrzeby zakładu pracy zgodnie z przyznanym mu ryczałtem w granicach limitu 700 km miesięcznie. Z tytułu używania samochodu niebędącego własnością pracodawcy przysługuje pracownikowi miesięczna kwota ryczałtu brutto Ryczałt samochodowy za jazdy lokalne (stawki od 17.01.2023 r., w zł) Pojemność skokowa silnika samochodu osobowego | Stawka za 1 km przebiegu | Limit 300 km | Limit 500 km | Limit 700 km do 900 cm3 | 0,89 | 267,00 | 445,00 | 623,00 powyżej 900 cm3 | 1,15 | 345,00 | 575,00 | 805,00

Wyjaśnienie

Kwota 805,00 zł wynika z prostego zastosowania tabeli stawek za używanie prywatnego samochodu pracownika do jazd lokalnych. Samochód ma pojemność silnika 2 000 cm³, czyli mieści się w przedziale powyżej 900 cm³. Dla tej grupy stawka za 1 km przebiegu wynosi 1,15 zł. Pracownik ma przyznany limit 700 km miesięcznie, więc ryczałt brutto obliczamy: 700 km × 1,15 zł = 805,00 zł. I właśnie taka kwota przysługuje przed ewentualnymi rozliczeniami podatkowymi czy składkowymi, jeśli mają zastosowanie w konkretnej sytuacji. W praktyce kadrowo-płacowej ważne jest, żeby nie mieszać pojęcia ryczałtu brutto z kwotą do wypłaty netto. Dobrą praktyką jest też przechowywanie decyzji o przyznaniu limitu kilometrów, oświadczenia pracownika o używaniu pojazdu oraz ewentualnych informacji o nieobecnościach, bo w realnym rozliczeniu ryczałt może być pomniejszany za dni, w których pracownik nie używał auta do celów służbowych. Moim zdaniem to jedno z tych zadań, gdzie najważniejsze jest spokojnie przeczytać tabelę, a nie kombinować z dodatkowymi potrąceniami.