Jaki jest termin przechowywania faktury nabycia środka trwałego, jeżeli data nabycia to 1.02.2020 r., data przyjęcia do używania środka trwałego 15.02.2020 r., a ostatni miesiąc odpisu amortyzacyjnego zaliczonego do kosztów to luty 2025 roku?

Wyjaśnienie

Termin do 31.12.2031 r. wynika z tego, że faktura nabycia środka trwałego nie dokumentuje tylko samego zakupu z 2020 r., ale jest też dowodem podatkowym dla odpisów amortyzacyjnych zaliczanych do kosztów. Skoro ostatni odpis amortyzacyjny został ujęty w kosztach w lutym 2025 r., to dokument może mieć znaczenie dla rozliczenia podatku dochodowego za 2025 r. Zeznanie roczne za 2025 r. składa się zasadniczo w 2026 r., więc termin przedawnienia zobowiązania podatkowego liczymy przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, czyli od końca 2026 r. Daje to datę 31.12.2031 r. W praktyce księgowej warto pamiętać, że dokumenty dotyczące środków trwałych często trzyma się dłużej niż zwykłe faktury kosztowe, bo kontrola może pytać nie tylko o fakturę, ale też o OT, ewidencję środków trwałych, plan amortyzacji i dowody księgowania odpisów. Moim zdaniem to jeden z tych tematów, gdzie łatwo policzyć za krótko, jeśli patrzy się tylko na datę zakupu, a nie na ostatni skutek podatkowy dokumentu.