Płatnicy składek są zobowiązani do zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w terminie

Wyjaśnienie

Termin 7 dni od daty zatrudnienia jest właściwy, bo pracownik podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu od dnia nawiązania stosunku pracy. W praktyce oznacza to, że pracodawca jako płatnik składek musi przekazać do ZUS odpowiednie zgłoszenie, najczęściej formularz ZUS ZUA, w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia. Jeżeli ktoś zaczyna pracę 1 marca, to zgłoszenie powinno być wysłane najpóźniej w terminie liczonym od tej daty, a nie dopiero przy pierwszej wypłacie wynagrodzenia. Moim zdaniem to jeden z tych terminów, które kadrowiec powinien znać prawie automatycznie, bo opóźnienie może powodować problemy przy rozliczeniach składek, świadczeniach chorobowych czy kontroli ZUS. Dobra praktyka w kadrach jest taka, żeby zgłoszenie przygotować od razu po podpisaniu umowy i dopuszczeniu pracownika do pracy, najlepiej przed pierwszym dniem albo w pierwszych dniach zatrudnienia. W dokumentacji kadrowo-płacowej warto pilnować zgodności dat: umowy o pracę, rozpoczęcia pracy, zgłoszenia do ZUS i późniejszych raportów rozliczeniowych RCA. To naprawdę ułatwia życie przy audycie, korektach i zwykłym miesięcznym zamykaniu listy płac.