Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku VAT oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem przez

Wyjaśnienie

W podatku VAT termin przechowywania ewidencji i dokumentów jest powiązany z przedawnieniem zobowiązania podatkowego. Dlatego prawidłowa odpowiedź to 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Wynika to z praktycznego połączenia przepisów ustawy o VAT oraz Ordynacji podatkowej. Chodzi o to, żeby urząd skarbowy miał możliwość sprawdzenia rozliczeń za okres, który jeszcze nie uległ przedawnieniu. Przykładowo, jeżeli termin zapłaty VAT za dany miesiąc przypadał w 2024 r., to dokumenty trzeba przechowywać do końca 2029 r. W praktyce dotyczy to rejestrów VAT sprzedaży i zakupów, faktur, korekt, potwierdzeń transakcji, plików JPK_V7 oraz innych dowodów mających wpływ na rozliczenie podatku. Moim zdaniem to jedna z tych zasad, które naprawdę warto zapamiętać, bo w firmie bardzo łatwo pomylić rok powstania obowiązku podatkowego z rokiem terminu płatności. Dobra praktyka księgowa jest taka, aby dokumenty trzymać w uporządkowanych okresach rozliczeniowych, najlepiej z opisem miesiąca, roku i rodzaju dokumentu. Przy dokumentacji elektronicznej ważne jest też zabezpieczenie plików, kopie zapasowe i możliwość szybkiego odtworzenia danych podczas kontroli podatkowej. Samo posiadanie faktur to nie wszystko, trzeba jeszcze umieć wykazać związek dokumentu z deklaracją albo ewidencją VAT.