Płatnicy składek są obowiązani przechowywać deklaracje rozliczeniowe z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych przez

Wyjaśnienie

Deklaracje rozliczeniowe przekazywane do ZUS trzeba przechowywać przez 5 lat od dnia ich przesłania do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS. Chodzi tu w praktyce głównie o dokumenty rozliczeniowe płatnika, np. ZUS DRA oraz powiązane raporty i korekty, które potwierdzają sposób rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy czy FGŚP. Ten okres wynika z zasad określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Moim zdaniem warto zapamiętać nie tylko liczbę 5, ale też moment, od którego liczymy termin: od dnia przekazania dokumentów do ZUS, a nie od końca roku czy od dnia wypłaty wynagrodzenia. W praktyce kadrowo-płacowej dobrze jest trzymać te dokumenty w uporządkowanej teczce elektronicznej albo papierowej, razem z potwierdzeniem wysyłki z Płatnika lub e-ZUS. Przy kontroli ZUS takie potwierdzenia bardzo pomagają, bo pokazują, co i kiedy zostało rozliczone. Dobra praktyka to też opisywanie korekt, żeby po kilku latach było wiadomo, dlaczego zmieniono podstawę składek albo kod ubezpieczenia.