Czynny podatnik VAT rozliczający się z podatku miesięcznie, zakupił na podstawie faktury nr 1580/2019 paliwo do samochodu osobowego wpisanego do ewidencji środków trwałych i używanego do celów mieszanych zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług. Podatnik prowadzi sprzedaż w całości opodatkowaną podatkiem VAT. Na podstawie fragmentu faktury nr 1580/2019 ustal kwotę, którą powinien wpisać do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w kolumnie Pozostałe wydatki (we wzorze księgi obowiązującym od 1 stycznia 2026 r. jest to kolumna 15).

Wyjaśnienie

Kwota 143,84 zł wynika z połączenia dwóch zasad: ograniczonego odliczenia VAT od paliwa do samochodu osobowego używanego mieszanie oraz limitu kosztów podatkowych w PIT. Z faktury wynika wartość netto 172,00 zł, VAT 39,56 zł i brutto 211,56 zł. Ponieważ samochód osobowy jest używany do celów mieszanych, podatnik odlicza tylko 50% VAT, czyli 19,78 zł. Druga połowa VAT, też 19,78 zł, nie podlega odliczeniu i zwiększa wartość wydatku ujmowanego dla celów podatku dochodowego. Podstawą do kosztu jest więc 172,00 zł + 19,78 zł = 191,78 zł. Następnie stosuje się limit 75% dla wydatków eksploatacyjnych samochodu osobowego wykorzystywanego również prywatnie. 191,78 zł × 75% = 143,835 zł, po zaokrągleniu 143,84 zł. Tę kwotę wpisuje się do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w kolumnie Pozostałe wydatki, czyli według wzoru od 2026 r. w kolumnie 15. Moim zdaniem to dobry przykład, że w praktyce księgowej nie można automatycznie przepisywać ani netto, ani brutto z faktury. Trzeba najpierw ustalić część VAT nieodliczoną, a potem zastosować limit kosztowy. Takie podejście jest zgodne z dobrą praktyką ewidencyjną: najpierw rozliczenie VAT, potem kwalifikacja kosztu w KPiR.