Sporządzony dokument DW - Dowód wewnętrzny dotyczący naliczenia miesięcznych kosztów zużycia środków trwałych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów należy zaewidencjonować w kolumnie

Wyjaśnienie

Dokument DW dotyczący miesięcznego naliczenia kosztów zużycia środków trwałych, czyli w praktyce odpisów amortyzacyjnych, ujmuje się w KPiR w kolumnie 13 - Pozostałe wydatki. To jest właściwe miejsce, bo amortyzacja nie jest zakupem towarów, nie jest kosztem ubocznym zakupu i nie jest wynagrodzeniem. Jest kosztem prowadzenia działalności, wynikającym ze stopniowego zużywania majątku firmy, np. samochodu, komputera, maszyny produkcyjnej albo wyposażenia spełniającego warunki środka trwałego. Z mojego doświadczenia łatwo to zapamiętać tak: jeżeli wydatek jest kosztem podatkowym, ale nie ma dla niego specjalnej kolumny w KPiR, najczęściej trafia właśnie do pozostałych wydatków. Podstawą zapisu jest dowód wewnętrzny sporządzony na podstawie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Dobrą praktyką jest, żeby DW zawierał datę, numer dokumentu, nazwę środka trwałego, miesiąc amortyzacji, kwotę odpisu i podpis osoby sporządzającej. Dzięki temu zapis w księdze jest czytelny i łatwy do sprawdzenia przy kontroli albo przy zamknięciu miesiąca.