Podatnicy mają obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, przez okres

Wyjaśnienie

Okres 5 lat wynika z zasad przedawnienia zobowiązania podatkowego, określonych w Ordynacji podatkowej. Księgi podatkowe oraz dokumenty związane z ich prowadzeniem trzeba przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia podatku, czyli co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. To ważne, bo nie liczymy tego od dnia wystawienia faktury ani od dnia zaksięgowania operacji, tylko od końca właściwego roku. Przykładowo, jeżeli termin płatności podatku za 2024 r. przypada w 2025 r., dokumentację trzeba przechowywać od końca 2025 r. przez 5 lat. W praktyce oznacza to, że księgi, ewidencje VAT, dowody księgowe czy deklaracje mogą być potrzebne przy kontroli skarbowej jeszcze długo po zakończeniu roku. Moim zdaniem to jedna z tych zasad, które warto sobie dobrze utrwalić, bo w biurze rachunkowym albo dziale księgowości pomyłka w archiwizacji może narobić naprawdę niepotrzebnego bałaganu. Dobra praktyka jest taka, żeby dokumenty porządkować rocznikami i opisywać termin możliwego zniszczenia, ale zawsze z uwzględnieniem ewentualnych przerw lub zawieszeń biegu przedawnienia.