Pracodawca wypłaca pracownikowi wynagrodzenie za pracę z dołu pierwszego dnia każdego następnego miesiąca. W styczniu pracownik przebywał przez 5 dni na zwolnieniu lekarskim z tytułu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą. Pracodawca omyłkowo wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za styczeń wyższe, niż powinien. W związku z tym pracodawca może

Wyjaśnienie

W tej sytuacji kluczowe jest to, że wynagrodzenie za styczeń było wypłacane z dołu, czyli 1 lutego, już po zakończeniu miesiąca i po okresie choroby pracownika. Pracodawca powinien więc prawidłowo uwzględnić 5 dni zwolnienia lekarskiego przy naliczaniu listy płac. Skoro tego nie zrobił i wypłacił za dużo, mamy zwykłą nadpłatę wynagrodzenia wynikającą z pomyłki płacowej, a nie automatyczne odliczenie dopuszczalne bez zgody pracownika. Dlatego potrącenie z wynagrodzenia za luty wypłacanego 1 marca może nastąpić tylko za pisemną zgodą pracownika, zgodnie z zasadą ochrony wynagrodzenia za pracę. Moim zdaniem to jedna z tych rzeczy, które w kadrach trzeba sobie mocno zapamiętać: pensji nie wolno „poprawiać” dowolnie, nawet jeśli błąd jest oczywisty. Dobra praktyka to sporządzenie krótkiej informacji dla pracownika, wskazanie kwoty nadpłaty brutto/netto, przyczyny błędu oraz uzyskanie pisemnej zgody na potrącenie. W praktyce dział płac powinien też zachować dokumentację: listę płac, korektę naliczenia, zgodę pracownika i ewentualnie notatkę służbową. To chroni i pracodawcę, i pracownika, bo pokazuje, że rozliczenie zostało wykonane zgodnie z Kodeksem pracy, a nie „na oko”.