Pracodawca wypłaca pracownikowi wynagrodzenie za pracę z góry pierwszego każdego miesiąca. W styczniu pracownik otrzymał wynagrodzenie wyższe, niż powinien, ponieważ od 20 do 31 stycznia 2026 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim z tytułu niezdolności do pracy. W związku z tym pracodawca

Wyjaśnienie

W tej sytuacji kluczowe jest to, że wynagrodzenie było wypłacane z góry, czyli zanim było już wiadomo, czy pracownik faktycznie przepracuje cały miesiąc. Gdy później okazało się, że od 20 do 31 stycznia 2026 r. pracownik był niezdolny do pracy, część wypłaconego wynagrodzenia za pracę stała się kwotą nienależną za okres nieobecności. Kodeks pracy przewiduje tu specjalne rozwiązanie: kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności, za który pracownik nie zachowuje prawa do normalnego wynagrodzenia za pracę, można odliczyć w pełnej wysokości z najbliższego wynagrodzenia, bez zgody pracownika. Dlatego pracodawca odliczy nadpłatę 1 lutego, czyli przy następnym terminie wypłaty. Moim zdaniem to dość logiczne, bo nie jest to klasyczne potrącenie długu pracownika, tylko techniczne skorygowanie wynagrodzenia wypłaconego z góry. W praktyce kadrowo-płacowej trzeba to dobrze udokumentować: zwolnienie lekarskie, korekta listy płac, prawidłowe ustalenie wynagrodzenia chorobowego albo zasiłku chorobowego, jeśli przysługuje. Dobra praktyka to też poinformować pracownika, skąd wynika odliczenie, żeby nie było wrażenia, że pracodawca samowolnie obniża pensję.