Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o pracę w dniu 30.04.2019 r., a termin rozpoczęcia pracy wyznaczył w umowie na 02.05.2019 r. Pracodawca złożył w ZUS 07.05.2019 r. dokument ZUS ZUA w celu zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń. Którą datę powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych należało wpisać w dokumencie zgłoszeniowym?

Wyjaśnienie

Datą powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych jest 02.05.2019 r., czyli dzień wskazany w umowie jako termin rozpoczęcia pracy. To jest kluczowe: samo podpisanie umowy o pracę 30.04.2019 r. nie oznacza jeszcze, że pracownik od tego dnia podlega ubezpieczeniom jako pracownik. Stosunek pracy na potrzeby ubezpieczeń społecznych powstaje od dnia nawiązania stosunku pracy, a w praktyce jest to dzień rozpoczęcia pracy określony w umowie, jeżeli strony tak go wskazały. W formularzu ZUS ZUA w polu dotyczącym daty powstania obowiązku ubezpieczeń wpisuje się właśnie tę datę, a nie datę wysłania dokumentu do ZUS. Pracodawca ma co do zasady 7 dni na zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń od dnia powstania obowiązku, więc złożenie ZUS ZUA 07.05.2019 r. odnosi się tylko do terminu wykonania obowiązku zgłoszeniowego. Moim zdaniem to jeden z tych tematów, gdzie łatwo pomylić datę kadrową z datą techniczną wysyłki dokumentu. W praktyce dział kadr powinien zawsze sprawdzić trzy rzeczy: datę zawarcia umowy, datę rozpoczęcia pracy i faktyczny termin zgłoszenia do ZUS. Dobrą praktyką jest też pilnowanie, aby data w ZUS ZUA była zgodna z aktami osobowymi i treścią umowy, bo potem ma to znaczenie przy kontroli ZUS, ustalaniu okresów ubezpieczenia, zasiłków chorobowych czy prawa do świadczeń.