Podatnik wystawił odbiorcy fakturę w styczniu 2021 r. Termin zapłaty podatku VAT upłynął z dniem 25 lutego 2021 r. Wskaż datę, która kończy okres przechowywania tej faktury na potrzeby podatku VAT.

Wyjaśnienie

Data 31 grudnia 2026 r. jest właściwa, bo przy fakturach VAT okres przechowywania wiąże się z terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego, a nie po prostu z datą wystawienia faktury. Zgodnie z zasadą wynikającą z Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Tu termin zapłaty VAT minął 25 lutego 2021 r., więc patrzymy na koniec tego roku, czyli 31 grudnia 2021 r. Dopiero od tej daty liczymy 5 pełnych lat: 2022, 2023, 2024, 2025 i 2026. Dlatego fakturę należy przechowywać co najmniej do 31 grudnia 2026 r. W praktyce księgowej oznacza to, że dokument nie powinien być niszczony zaraz po minięciu 5 lat od wystawienia ani od zapłaty podatku. Moim zdaniem to jedna z ważniejszych zasad archiwizacji, bo podczas kontroli urząd może poprosić o faktury, rejestry VAT, JPK_V7 i powiązane dowody księgowe. Dobra praktyka branżowa jest taka, żeby przechowywać dokumenty w sposób uporządkowany, z podziałem na okresy rozliczeniowe, i nie skracać terminu archiwizacji na własną rękę, zwłaszcza gdy mogły wystąpić korekty, postępowania albo inne zdarzenia wpływające na bieg przedawnienia.