Wydatek związany z zakupem paliwa do samochodu dostawczego należy zaewidencjonować w Podatkowej księdze przychodów i rozchodów (wzór obowiązujący od 2026 r.) w kolumnie Podatkowa księga przychodów i rozchodów (fragment) Przychód | Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu | Koszty uboczne zakupu | Wydatki (koszty) Wartość sprzedanych towarów i usług | Pozostałe przychody | Razem przychód (9+10) | Wynagrodzenia w gotówce i w naturze | Pozostałe wydatki | Razem wydatki (14+15) 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16

Wyjaśnienie

Wydatek na paliwo do samochodu dostawczego wpisuje się w kolumnie 15, czyli w części Pozostałe wydatki. To jest klasyczny koszt eksploatacji pojazdu używanego w działalności gospodarczej. Nie kupujemy tu towaru handlowego do dalszej sprzedaży ani materiału podstawowego do produkcji, tylko ponosimy koszt związany z bieżącym używaniem środka transportu. W praktyce księgowej do tej samej grupy trafiają często też naprawy, części eksploatacyjne, myjnia, opłaty parkingowe czy przeglądy, oczywiście jeżeli są związane z działalnością i prawidłowo udokumentowane fakturą lub innym dowodem księgowym. Moim zdaniem warto zapamiętać prostą zasadę: paliwo nie zwiększa wartości zakupionych towarów, tylko pomaga firmie działać, więc idzie do pozostałych kosztów. Kolumna 16 służy już do zsumowania wydatków z kolumn 14 i 15, a nie do bezpośredniego wpisywania pojedynczej faktury za paliwo. Trzeba też uważać na kwestie VAT i ewentualne limity podatkowe przy samochodach, bo kwota ujęta w KPiR może zależeć od prawa do odliczenia VAT oraz sposobu wykorzystywania pojazdu. Sama kolumna pozostaje jednak taka sama: 15.